Liste de vérification de conformité au projet de loi 96 : Étapes essentielles pour 2024

À mesure que l’application du projet de loi 96 s’intensifie, les entreprises opérant au Québec ont besoin d’une approche systématique pour assurer leur conformité. Cette liste de vérification complète vous aidera à repérer les lacunes et à mettre en œuvre les changements nécessaires pour répondre à toutes les exigences linguistiques.

Communications destinées à la clientèle

Site web et présence numérique

• Site web entièrement disponible en français — Toutes les pages, y compris les conditions d’utilisation et les politiques de confidentialité
• Sélecteur de langue français — Visible et facilement accessible
• Français comme langue par défaut — Pour les adresses IP situées au Québec
• Réseaux sociaux en français — Tous les billets destinés au public québécois
• Communications par courriel — Courriels automatisés et infolettres disponibles en français
• Applications mobiles — Interface entièrement en français pour les apps disponibles au Québec

Exigences pour les lieux physiques

• Affichage extérieur — Français prédominant ou au moins aussi visible
• Affichage intérieur — Toute la signalisation de sécurité, directionnelle et informationnelle en français
• Présentoirs de produits — Descriptions et prix en français
• Aire de réception — Documentation en français facilement disponible
• Cartes professionnelles — Versions françaises pour tout le personnel

Service à la clientèle

• Personnel francophone — Disponible pendant toutes les heures d’ouverture
• Système téléphonique — Options et messages en français
• Soutien à la clientèle — Courriel et clavardage en français
• Traitement des plaintes — Processus pour les plaintes en français
• Documentation de service — Guides et manuels en français

Documentation sur les produits et services

Exigences relatives aux produits

• Emballage des produits — Texte en français au moins aussi visible que les autres langues
• Manuels d’instructions — Versions complètes en français
• Information sur la garantie — Documentation en français
• Mises en garde de sécurité — Tous les avertissements en français
• Interfaces logicielles — Option en français pour tous les produits logiciels

Contrats et documents juridiques

• Contrats types — Versions françaises préparées et révisées
• Conditions d’utilisation — Traduction complète et vérification juridique
• Factures et reçus — Gabarits en français en place
• Bons de commande — Disponibles en français
• Avis juridiques — Tous les avis fournis en français

Opérations internes

Ressources humaines

• Offres d’emploi — Publiées d’abord en français
• Contrats de travail — Versions françaises disponibles
• Guide de l’employé — Entièrement traduit
• Matériel de formation — Options en français pour toutes les formations
• Communications internes — Mémos et annonces en français
• Évaluations de rendement — Documentation en français disponible

Documentation en milieu de travail

• Procédures de sécurité — Toute la documentation de sécurité en français
• Procédures opérationnelles — Versions françaises des POS
• Matériel de réunion — Options en français pour les présentations
• Logiciels internes — Interfaces en français lorsque pertinent
• Politiques de l’entreprise — Toutes les politiques disponibles en français

Marketing et publicité

Matériel publicitaire

• Publicités imprimées — Français prédominant
• Publicités numériques — Versions françaises pour le marché québécois
• Publicités radio/télé — Scénarios et production en français
• Matériel promotionnel — Brochures, dépliants en français
• Salons professionnels — Affichage du kiosque et documents en français

Marketing de contenu

• Articles de blogue — Stratégie de contenu en français en place
• Vidéos — Sous-titres ou doublage en français
• Balados — Épisodes ou transcriptions en français
• Livres blancs — Versions françaises de tous les documents
• Études de cas — Exemples spécifiques au Québec en français

Suivi de la conformité

Audits réguliers

• Vérifications trimestrielles — Contrôles planifiés de conformité
• Client mystère — Évaluation de la qualité du service en français
• Mises à jour de la documentation — Processus d’actualisation des supports en français
• Formation du personnel — Formation régulière en français et en conformité
• Suivi des plaintes — Système de suivi des plaintes liées à la langue

Tenue de dossiers

• Documentation de conformité — Dossiers organisés de tous les supports en français
• Dossiers de traduction — Preuve de traductions professionnelles
• Dossiers de formation — Documentation de la formation linguistique du personnel
• Rapports d’audit — Évaluations régulières de la conformité
• Actions correctives — Documentation des améliorations mises en œuvre

Technologies et systèmes

Infrastructure TI

• Systèmes CRM — Champs de données et interfaces en français
• Systèmes ERP — Configuration en français lorsque pertinent
• Points de vente — Reçus et interfaces en français
• Systèmes d’inventaire — Descriptions de produits en français
• Outils de rapports — Capacité de produire des rapports en français

Outils numériques

• Assistants conversationnels (chatbots) — Parcours en français
• Fonction de recherche — Optimisation de la recherche en français
• Analytique — Suivi de la performance du contenu en français
• Outils de traduction — Logiciels professionnels de traduction en place
• Gestion de contenu — Processus établi pour le contenu en français

Actions prioritaires

Actions immédiates (dans les 30 jours)

1. Évaluer le niveau actuel de conformité — Utiliser cette liste pour un audit initial
2. Identifier les lacunes critiques — Se concentrer sur les éléments visibles par la clientèle
3. Recourir à des services de traduction — Sécuriser des ressources professionnelles
4. Mettre à jour le site web — Assurer la disponibilité du français
5. Former le personnel de première ligne — Service de base en français

Actions à court terme (dans les 90 jours)

1. Traduire les documents clés — Contrats, conditions, politiques
2. Mettre à jour l’affichage — Commander et installer la signalisation en français
3. Implanter le service à la clientèle en français — Embauche ou formation
4. Réviser le matériel marketing — Créer des versions françaises
5. Mettre en place un suivi — Contrôles réguliers de la conformité

Actions à long terme (dans les 6 mois)

1. Compléter la traduction — De l’ensemble des supports et systèmes
2. Développer une stratégie de contenu en français — Création continue
3. Implanter des programmes de formation — Développement complet du personnel
4. Établir une culture de conformité — Faire du service en français une priorité
5. Audits réguliers — Évaluations trimestrielles de la conformité

Signaux d’alarme à traiter immédiatement

⚠️ Problèmes critiques nécessitant une attention immédiate :

• Absence de site web en français ou site français truffé de liens brisés
• Incapacité à servir les clients en français
• Contrats ou factures en anglais seulement
• Absence d’affichage en français dans les lieux physiques
• Pratiques d’embauche discriminatoires basées sur la langue

Conclusion

La conformité au projet de loi 96 est un processus continu qui requiert engagement et ressources. Utilisez cette liste comme un document évolutif, en la mettant à jour régulièrement au rythme des changements réglementaires et de la croissance de votre entreprise. N’oubliez pas que la conformité ne sert pas qu’à éviter des pénalités — elle témoigne du respect du patrimoine linguistique du Québec et permet de mieux servir le marché francophone.

Envisagez l’utilisation d’outils automatisés comme Bill‑96‑Guard pour surveiller en continu votre présence numérique et repérer les problèmes avant qu’ils ne surviennent. Une conformité proactive est toujours plus économique que des corrections réactives.

---

Cette liste de vérification est fournie à titre indicatif. Consultez des professionnels du droit pour des conseils spécifiques adaptés à votre entreprise.